Niedotrzymanie ww. terminu może skutkować brakiem zgody na finansowanie przez Uczelnię kosztów wyjazdu. Wnioskodawcy, których wnioski nie będą zawierały kompletnych danych, zobowiązani będą do ich uzupełnienia w określonym terminie.
Informujemy, że zasady udzielania zgody oraz rozliczania wyjazdów krajowych i zagranicznych studentów i doktorantów Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach reguluje Zarządzenie Rektora Uczelni nr 166/2024 z dnia 25 września 2024 r. , przy uwzględnieniu odrębnych regulacji organizacji studenckich/doktoranckich.
Zgodnie z treścią Zarządzenia zgodę na wyjazdy krajowe i zagraniczne, w imieniu Uniwersytetu, mogą otrzymywać studenci i doktoranci Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach w związku z:
Udzielenie studentowi/doktorantowi zgody na wyjazd stanowi równocześnie usprawiedliwienie jego nieobecności na obowiązkowych zajęciach dydaktycznych.
W celu otrzymania zgody na wyjazd, student/doktorant, zobowiązany jest do złożenia, w terminie co najmniej 21 dni przed planowanym wyjazdem wniosku o udzielenie zgody na wyjazd.
Wniosek, należy złożyć w jednym egzemplarzu, we właściwym Dziekanacie lub odpowiednio w Studium Doktoranckim.
Niedotrzymanie ww. terminu może skutkować brakiem zgody na finansowanie przez Uczelnię kosztów wyjazdu. Wnioskodawcy, których wnioski nie będą zawierały kompletnych danych, zobowiązani będą do ich uzupełnienia w określonym terminie.
Jednym ze środków transportu, właściwym do odbycia wyjazdu zagranicznego jest samolot.
W przypadku wyjazdu doktorantów– rezerwacji i zakupu biletów lotniczych dokonuje wyłącznie Uczelnia.
W przypadku wyjazdu studentów– rezerwacji i zakupu biletów lotniczych dokonuje SUM wyłącznie, gdy koszty przejazdu są w całości finansowane przez Uczelnię (to oznacza, że przy wyjazdach dofinansowywanych ze środków STN, student samodzielnie dokonuje zakupu biletu lotniczego).
Uwaga! W ww. przypadkach student/doktorant do Wniosku o udzielenie zgody na wyjazd, dołącza wypełnione Zlecenie zakupu biletu lotniczego.
Niedotrzymanie ww. terminu może skutkować brakiem zgody na finansowanie przez Uczelnię kosztów wyjazdu. Wnioskodawcy, których wnioski nie będą zawierały kompletnych danych, zobowiązani będą do ich uzupełnienia w określonym terminie.
Decyzja w zakresie wysokości zwrotu kosztów wyjazdu studenta/doktoranta podejmowana jest przy uwzględnieniu opinii Kwestora oraz organizacji studenckich/doktoranckich, w ramach środków finansowych przeznaczonych na działalność tych organizacji.
Student/doktorant otrzyma informację o udzielonej zgodzie na wyjazd oraz wysokości przysługującego zwrotu kosztów wyjazdu, drogą elektroniczną na wskazany we wniosku adres poczty e-mail.
Student/Doktorant z tytułu wyjazdu może otrzymać, zgodnie z kosztorysem wyjazdu, całkowity lub częściowy zwrot kosztów:
Student/Doktorant, który otrzyma zgodę na dofinansowanie wyjazdu zobowiązany jest do rozliczenia kosztów wyjazdu, w terminie 14 dni, od daty zakończenia wyjazdu, określonego udzieloną zgodą.
Rozliczenia wyjazdu należy dokonać poprzez wypełnienie rozliczenia kosztów wyjazdu studenta / rozliczenia kosztów wyjazdu doktoranta i jego dostarczenie (wraz z załącznikami) do Działu ds. Studiów i Studentów w przypadku studentów lub do Sekcji Szkolenia Podyplomowego (w Dziale ds. Studiów i Studentów) w przypadku doktorantów.
Student/doktorant zobowiązany jest wraz z rozliczeniem kosztów wyjazdu przedstawić potwierdzenie uczestnictwa w wyjeździe (np. w formie pieczęci i podpisu organizatora w miejscu wskazanym w Rozliczeniu kosztów wyjazdu studenta/doktoranta lub w formie zaświadczenia, kopii certyfikatu uczestnictwa itp.)
Zwrot kosztów wyjazdu następuje na podstawie:
UWAGA!
W przypadku niemożności uzyskania ww. dokumentów należy złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
WAŻNE!
Niedokonanie rozliczenia w powyżej wskazanym terminie, może skutkować odmową zwrotu kosztów, w przypadku rozdysponowania ich na cele określone niniejszym zarządzeniem dla innych wnioskodawców.
W przypadku, gdy wyjazd nie dojdzie do skutku student/doktorant zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia o tym fakcie Działu ds. Studiów i Studentów, wraz z podaniem przyczyny odwołania wyjazdu.
Ponadto w przypadku, gdy wyjazd nie dojdzie do skutku z winy studenta/doktoranta, zobowiązany jest on do pokrycia wszelkich finansowych konsekwencji z tym związanych.
Powyżej przedstawiono najważniejsze informacje zawarte w Załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 166/2024 z dnia 25 października 2024 r. ”Zasady udzielania zgody oraz rozliczania wyjazdów krajowych i zagranicznych studentów i doktorantów Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach”, jednakże wszystkich studentów i doktorantów SUM prosimy o zapoznanie się z pełną treścią ww. dokumentu oraz innych dokumentów regulujących przedmiotowe wyjazdy (np. Regulaminu Dofinansowania Studenckiego Towarzystwa Naukowego SUM dot. Rozdziału Środków Przeznaczonych na Dofinansowanie Wyjazdów Naukowych Studentów)
